Pflichtangaben auf Rechnungen prüfen

Hintergrund

Was auf eine Rechnung gehört — und was nicht

Die neun Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG

Für Rechnungen über 250 Euro brutto zählt das Gesetz neun Angaben auf: vollständiger Name und Anschrift des Ausstellers, dasselbe für den Empfänger, Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Ausstellungsdatum, eine fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer, Menge und Art der Lieferung oder Leistung, der Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung, das nach Steuersätzen aufgeschlüsselte Entgelt sowie Steuersatz und Steuerbetrag.

Zwei davon werden regelmäßig übersehen. Der Leistungszeitpunkt ist auch dann Pflicht, wenn er dem Rechnungsdatum entspricht — dann genügt der Satz „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum", aber er muss dort stehen. Und bei Menge und Art genügt das Wort „Dienstleistung" nicht; verlangt ist eine handelsübliche Bezeichnung, aus der hervorgeht, was geliefert oder geleistet wurde.

Kleinbetragsrechnung: was bis 250 Euro reicht

Liegt der Bruttobetrag bei höchstens 250 Euro, greift die Erleichterung nach § 33 UStDV. Dann reichen fünf Angaben: Name und Anschrift des Ausstellers, das Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung, Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe sowie der anzuwendende Steuersatz.

Nicht nötig sind dort: die Anschrift des Empfängers, die Steuernummer, die Rechnungsnummer und der Leistungszeitpunkt. Das ist der Grund, warum ein Kassenbon eine gültige Rechnung sein kann.

Zwei Einschränkungen. Maßgeblich ist der Bruttobetrag, nicht der Nettobetrag — bei 19 Prozent liegt die Grenze also bei rund 210 Euro netto. Und die Erleichterung gilt nicht bei innergemeinschaftlichen Lieferungen und nicht beim Übergang der Steuerschuldnerschaft.

Rechnungen als Kleinunternehmer

Wer die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG nutzt, weist keine Umsatzsteuer aus. An die Stelle von Steuersatz und Steuerbetrag tritt der Hinweis auf die Steuerbefreiung — etwa „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet".

Dieser Hinweis ist Pflicht, nicht Höflichkeit. Fehlt er, ist unklar, warum keine Steuer ausgewiesen ist. Und wer versehentlich doch Umsatzsteuer ausweist, schuldet sie dem Finanzamt — auch als Kleinunternehmer. Alle übrigen Angaben gelten unverändert.

Was passiert, wenn eine Pflichtangabe fehlt?

Die Rechnung bleibt zivilrechtlich wirksam — der Anspruch auf Bezahlung besteht. Steuerlich ist die Folge unangenehmer: Dem Empfänger kann der Vorsteuerabzug verweigert werden. Deshalb prüfen Buchhaltungen genau, und deshalb kommt eine unvollständige Rechnung in der Praxis meist zurück und wird erst nach Korrektur bezahlt.

Eine Rechnung lässt sich berichtigen, in vielen Fällen sogar mit Wirkung für die Vergangenheit. Wichtig ist dabei, die ursprüngliche Rechnung eindeutig zu benennen und nicht einfach eine zweite mit neuer Nummer zu schicken — sonst stehen zwei Rechnungen für dieselbe Leistung im Raum.

Sonderfälle mit zusätzlichen Angaben

In einigen Fällen kommen Angaben hinzu, die diese Checkliste nicht abfragt. Beim Übergang der Steuerschuldnerschaft (Reverse Charge) ist der Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers" Pflicht. Bei innergemeinschaftlichen Lieferungen müssen die Umsatzsteuer-Identifikationsnummern beider Seiten auf der Rechnung stehen. Bei Gutschriften ist das Wort „Gutschrift" verpflichtend. Bei Reiseleistungen und Differenzbesteuerung gelten eigene Hinweispflichten. Und bei Bauleistungen an Privatpersonen ist auf die zweijährige Aufbewahrungspflicht hinzuweisen.

E-Rechnung: was sich seit 2025 geändert hat

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können, wenn es Leistungen an andere Unternehmen erbringt. Für den Empfang gibt es keine Übergangsfrist — ein E-Mail-Postfach genügt allerdings.

Für den Versand laufen Übergangsfristen: Papier und PDF bleiben zunächst zulässig, für kleinere Unternehmen länger als für größere. Eine E-Rechnung ist dabei kein PDF, sondern ein strukturierter Datensatz — XRechnung oder ZUGFeRD. Ob Ihre Datei den Pflichtregeln entspricht, prüft der XRechnung-Validator; lesbar machen lässt sie sich mit dem XRechnung-Viewer.

Grenzen dieser Prüfung

Diese Checkliste ist eine technische Ersteinschätzung und ersetzt keine Steuerberatung. Sie bildet den Regelfall nach § 14 Abs. 4 UStG und die Erleichterung nach § 33 UStDV ab, nicht die oben genannten Sonderfälle.

Der optionale PDF-Vorabgleich sucht Muster im Text, nicht Inhalte. Er erkennt, dass irgendwo eine Datumsangabe oder das Wort „Rechnungsnummer" steht — nicht, ob die Nummer tatsächlich fortlaufend und einmalig ist. Ob Name und Anschrift vollständig und richtig sind und ob die Leistungsbeschreibung handelsüblich ist, kann nur ein Mensch beurteilen. Deshalb sind vorgehakte Punkte als solche gekennzeichnet und wollen gegengelesen werden. Gescannte PDFs ohne Textebene kann der Abgleich gar nicht lesen.