03 / Wiederkehrende Arbeit / Assistenz

Automatisierung und KI mit kontrollierbaren Abläufen

Ich bereite wiederkehrende Arbeit technisch vor oder führe sie aus. Fehlerwege, Datenzugriff und menschliche Freigaben werden von Anfang an mitgebaut.

Aufgabe einordnen

Wann dieses Feld passt

Typische Ausgangslagen.

  • Informationen werden regelmäßig aus E-Mails oder Dokumenten übertragen
  • Angebote, Protokolle oder Recherchen beginnen jedes Mal mit denselben Schritten
  • ChatGPT oder Claude werden bereits genutzt, aber ohne gemeinsamen Ablauf und klare Grenzen

Arbeitsbereich

Woran ich konkret arbeite.

01

Dokumente und Postfächer verarbeiten

Eingänge werden erkannt, zugeordnet, geprüft und für den nächsten Bearbeitungsschritt vorbereitet.

02

Wissen auffindbar machen

Interne Dokumente und freigegebene Quellen werden so erschlossen, dass Antworten nachvollziehbar auf ihre Grundlage verweisen.

03

KI-Assistenten in Abläufe einbauen

Modelle formulieren, vergleichen oder strukturieren innerhalb eines festgelegten Prozesses statt als isoliertes Chatfenster.

04

Freigaben und Fehlerwege gestalten

Unsichere Fälle landen bei einem Menschen. Protokolle und Zustände zeigen, was automatisch passiert ist.

Systembild / n8n-Automatisierung

Der Normalfall läuft automatisch. Die Ausnahme bleibt kontrollierbar.

Ein belastbarer n8n-Workflow verbindet Eingang, Prüfung, KI oder Regeln, menschliche Freigabe und Zielsystem. Jeder Schritt bleibt nachvollziehbar.

Beispielhafter AblaufNormalweg + kontrollierte Ausnahme
  1. 01EingangE-Mail, Formular, Dokument
  2. 02VorprüfungPflichtfelder, Dateityp, Dubletten
  3. 03KI + RegelnExtraktion, Zuordnung, Wissenssuche
  4. 04FreigabeMensch entscheidet unsichere Fälle
  5. 05ZielsystemCRM, ERP, Archiv, Nachricht
FehlerwegRückfrage statt Blindflug

Fehlende Angaben oder geringe Sicherheit lösen eine Rückfrage aus; der Vorgang bleibt protokolliert.

Beispiel für einen komplexeren n8n-Automatisierungsablauf mit Vorprüfung, KI-Verarbeitung, menschlicher Freigabe, Fehlerweg und Übergabe an ein Zielsystem.

Liefergegenstand

Was nach dem Auftrag greifbar bleibt.

Der Umfang richtet sich nach der Aufgabe. Diese drei Ergebnisse bilden den belastbaren Kern des Leistungsfelds.

Dokumentierter Workflow
Eingänge, Prüfungen, Ausnahmen und Ergebnisse als nachvollziehbarer Ablauf
Laufende Automatisierung
ein produktiver Prozess mit den benötigten Schnittstellen, Zugängen und Protokollen
Kontrollpunkte
menschliche Freigaben und klare Regeln für unvollständige oder unsichere Fälle

Vorgehen

So wird aus der Aufgabe ein kontrollierbarer Ablauf.

  1. 01

    Wiederholung finden

    Ich suche nicht nach möglichst viel KI, sondern nach Arbeit, die häufig, regelhaft und überprüfbar anfällt.

  2. 02

    Grenzen definieren

    Datenzugriff, Fehlerfolgen und menschliche Entscheidungen werden vor der technischen Umsetzung geklärt.

  3. 03

    Klein produktiv bauen

    Ein enger Ablauf wird mit echten Fällen umgesetzt, gemessen und erst danach erweitert.

  4. 04

    Betrieb absichern

    Protokolle, Benachrichtigungen und Freigaben machen den laufenden Prozess kontrollierbar.

Werkzeuge und Methoden

Auswahl nach Aufgabe.

Die Liste zeigt erprobte Möglichkeiten, keine technische Vorentscheidung.

  • n8n
  • Make
  • Zapier
  • Power Automate
  • Python
  • OpenAI API
  • Claude
  • ChatGPT
  • DeepSeek
  • RAG
  • Webhooks
  • PostgreSQL
  • Playwright

Sinnvolle Anschlüsse

Wenn der Auftrag über dieses Feld hinausgeht.

01IT-Beratung & SystemplanungOrientierung / Entscheidungen04Betrieb & WeiterentwicklungStabilität / Pflege / Ausbau

Vorhaben einordnen

Welche wiederkehrende Aufgabe kostet Ihr Team jede Woche unnötig Zeit?

Ein paar Sätze zum Ist-Zustand reichen. Ich kläre, welcher nächste Schritt belastbar ist.

Ist-Zustand beschreiben