XRechnung öffnen: E-Rechnung-Viewer

Hintergrund

E-Rechnung, ohne Fachchinesisch

Wie öffne ich eine XRechnung?

Eine XRechnung ist eine XML-Datei. Ein Doppelklick öffnet meist den Browser oder einen Texteditor, und was dann erscheint, sieht aus wie Programmcode: spitze Klammern, Feldnamen, irgendwo dazwischen Beträge. Das ist kein Fehler: Die Datei ist für Programme gemacht.

Ein Viewer übersetzt zurück. Er liest die Felder aus und setzt sie wieder zu dem zusammen, was man von einer Rechnung erwartet: Nummer, Datum, Rechnungssteller, Empfänger, Positionen, Summen. So arbeitet auch das Werkzeug oben: Sie ziehen die Datei hinein und sehen den Beleg. Stehen Leistungsdatum, Fälligkeit, Skonto oder mehrere Steuersätze in der Datei, zeigt er auch diese an. Den Beleg können Sie drucken oder als Text kopieren.

Womit kann ich eine E-Rechnung kostenlos öffnen?

Im Browser, wie hier: nichts installieren, kein Konto, die Datei bleibt auf dem Gerät. Das passt, wenn ab und zu eine E-Rechnung kommt und sie schnell lesbar sein soll, auch am Telefon.

Als Programm zum Installieren: Der Quba-Viewer ist kostenlos und quelloffen, läuft unter Windows, macOS und Linux und zeigt XRechnung und ZUGFeRD ohne Internetverbindung an. Er lohnt sich, wenn regelmäßig E-Rechnungen auf einem festen Rechner geöffnet werden.

Im Buchhaltungsprogramm: Viele Programme zeigen E-Rechnungen beim Import an und übernehmen die Daten gleich. Das ist der Weg, wenn die Rechnung ohnehin gebucht werden muss. Hier rechnet sich dann auch ein automatischer Rechnungseingang.

Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?

Beide erfüllen dieselbe europäische Norm, die EN 16931. Sie unterscheiden sich in der Verpackung.

Eine XRechnung ist reines XML: Daten ohne Layout, die ohne Hilfsmittel niemand lesen kann. Öffentliche Auftraggeber in Deutschland verlangen in der Regel dieses Format.

ZUGFeRD und das französische Gegenstück Factur-X sind Hybride: ein normales PDF, das jeder Mensch lesen kann, und darin unsichtbar eingebettet dasselbe XML für die Software. Deshalb nimmt der Viewer oben beides entgegen. Bei einem PDF holt er zuerst das eingebettete XML heraus.

Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?

Nein. An dieser Stelle beginnen die meisten Missverständnisse: Ein gewöhnliches PDF ist keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes, auch wenn es per E-Mail kommt und noch so ordentlich aussieht.

Verlangt ist ein strukturierter Datensatz, den ein Programm ohne Zwischenschritt auslesen kann. Ein PDF ist dagegen ein Abbild der Rechnung: Ein Mensch erkennt den Betrag, ein Programm sieht Buchstaben an Koordinaten. Eine E-Rechnung wird daraus erst, wenn maschinenlesbares XML eingebettet ist. Das ist ZUGFeRD.

Praktische Folge: Wenn der Viewer oben eine PDF-Datei zurückweist, ist das meist die richtige Antwort. Die Datei enthält kein XML, ist also keine E-Rechnung.

E-Rechnungspflicht: was 2025, 2027 und 2028 gilt

Seit 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen von anderen Unternehmen empfangen können. Eine Übergangsfrist gibt es dafür nicht. Die Anforderung ist niedriger, als sie klingt: Laut Bundesfinanzministerium genügt ein E-Mail-Postfach.

Bis Ende 2026 dürfen Rechnungen zwischen Unternehmen noch auf Papier oder, mit Zustimmung des Empfängers, als PDF verschickt werden.

Im Jahr 2027 gilt das nur noch für Unternehmen, deren Gesamtumsatz im Vorjahr höchstens 800.000 Euro betrug. Alle anderen müssen dann grundsätzlich E-Rechnungen ausstellen; ein mit dem Empfänger vereinbartes EDI-Verfahren bleibt bis Ende 2027 erlaubt.

Ab 1. Januar 2028 muss jede Rechnung zwischen inländischen Unternehmen eine E-Rechnung sein. Ausgenommen bleiben unter anderem Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto und Rechnungen von Kleinunternehmern.

Quelle: § 14 und § 27 Abs. 38 UStG, §§ 33 und 34a UStDV sowie die Fragen und Antworten des Bundesfinanzministeriums zur E-Rechnung. Das ist eine technische Einordnung und ersetzt keine Steuerberatung. Wer heute schon E-Rechnungen bekommt und sie nicht lesen kann, hat kein rechtliches, aber ein praktisches Problem. Dafür ist dieses Werkzeug da.

Wo bleibt meine Datei?

Auf Ihrem Gerät. Die Auswertung läuft vollständig im Browser; die Datei wird an keinen Server gesendet und nirgends gespeichert.

Das müssen Sie nicht glauben, Sie können es nachsehen: Öffnen Sie die Entwicklerwerkzeuge Ihres Browsers (F12 oder Rechtsklick, „Untersuchen“), wechseln Sie auf den Reiter Netzwerk und ziehen Sie dann die Datei hinein. Dort erscheint keine Anfrage, mit der die Datei übertragen wird. Bei Rechnungsdaten ist das die Voraussetzung dafür, ein fremdes Werkzeug überhaupt zu benutzen.

Was diese Anzeige nicht leistet

Geprüft wird die Vollständigkeit der Kernfelder nach EN 16931: ob Rechnungsnummer, Datum, Parteien, Beträge und Steuerangaben vorhanden sind. Dazu kommt eine einfache Summenprobe: Ergeben Netto und Steuer den Bruttobetrag? Nicht geprüft wird, ob die Rechnung richtig ist: ob der Steuersatz stimmt, ob der Preis passt, ob die Leistung erbracht wurde. Nicht lesen kann der Viewer Dateien im älteren Format ZUGFeRD 1.0 und PDFs mit Passwortschutz.

Für die strengere formale Prüfung gegen die Geschäftsregeln der XRechnung gibt es den XRechnung-Validator. Ob eine gewöhnliche Papier- oder PDF-Rechnung alle Pflichtangaben nach § 14 UStG enthält, beantwortet der Pflichtangaben-Check. Alle drei sind technische Ersteinschätzungen und ersetzen keine Steuerberatung.

Für die Gegenrichtung gibt es das Werkzeug E-Rechnung erstellen: Dort füllen Sie eine XRechnung im Browser aus und laden sie als XML-Datei herunter.