XRechnung öffnen

Hintergrund

E-Rechnung, ohne Fachchinesisch

Wie öffne ich eine XRechnung?

Eine XRechnung ist eine XML-Datei. Ein Doppelklick öffnet meist den Browser oder einen Texteditor, und was dann erscheint, sieht aus wie Programmcode: spitze Klammern, Feldnamen, irgendwo dazwischen Beträge. Das ist kein Fehler — die Datei ist für Programme gemacht, nicht für Augen.

Ein Viewer übersetzt zurück. Er liest die Felder aus und setzt sie wieder zu dem zusammen, was man von einer Rechnung erwartet: Nummer, Datum, Rechnungssteller, Empfänger, Positionen, Summen. Genau das tut das Werkzeug oben — Datei hineinziehen, fertig.

XRechnung oder ZUGFeRD — was ist der Unterschied?

Beide erfüllen dieselbe europäische Norm, die EN 16931. Sie unterscheiden sich in der Verpackung.

Eine XRechnung ist reines XML. Nur Daten, kein Layout, ohne Hilfsmittel nicht lesbar. Das ist das Format, das öffentliche Auftraggeber in Deutschland in der Regel verlangen.

ZUGFeRD und das französische Gegenstück Factur-X sind Hybride: ein ganz normales PDF, das jeder Mensch lesen kann — und darin unsichtbar eingebettet dasselbe XML für die Maschine. Ein Dokument, zwei Leser. Deshalb nimmt der Viewer oben beides entgegen und holt bei einem PDF zuerst das eingebettete XML heraus.

Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?

Nein — und das ist der Punkt, an dem die meisten Missverständnisse anfangen. Ein gewöhnliches PDF ist keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes, auch wenn es per E-Mail kommt und noch so ordentlich aussieht.

Verlangt ist ein strukturierter Datensatz, den ein Programm ohne Zwischenschritt auslesen kann. Ein PDF ist im Kern ein Bild von einer Rechnung: Ein Mensch erkennt den Betrag, ein Programm sieht Buchstaben an Koordinaten. Erst wenn maschinenlesbares XML eingebettet ist, wird daraus eine E-Rechnung — genau das ist ZUGFeRD.

Praktische Folge: Wenn der Viewer oben eine PDF-Datei zurückweist, ist das meist die richtige Antwort. Die Datei enthält kein XML, ist also keine E-Rechnung.

Was seit 2025 gilt

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können, wenn es Leistungen an andere Unternehmen erbringt. Für den Empfang gibt es keine Übergangsfrist. Die Anforderung ist allerdings niedriger, als sie klingt: Ein E-Mail-Postfach genügt.

Für den Versand laufen Übergangsfristen, gestaffelt nach Unternehmensgröße — Papier und PDF bleiben zunächst zulässig, für kleinere Unternehmen länger. Wer heute schon E-Rechnungen bekommt und sie nicht lesen kann, hat kein rechtliches, aber ein praktisches Problem. Dafür ist dieses Werkzeug da.

Wo bleibt meine Datei?

Auf Ihrem Gerät. Die Auswertung läuft vollständig im Browser; die Datei wird an keinen Server gesendet und nirgends gespeichert.

Das müssen Sie nicht glauben, Sie können es nachsehen: Öffnen Sie die Entwicklerwerkzeuge Ihres Browsers (F12 oder Rechtsklick, „Untersuchen"), wechseln Sie auf den Reiter Netzwerk und ziehen Sie dann die Datei hinein. Es geht keine Anfrage hinaus. Bei Rechnungsdaten ist das kein Nebensatz — es ist der Grund, warum man ein fremdes Werkzeug überhaupt benutzen kann.

Was diese Anzeige nicht leistet

Geprüft wird die Vollständigkeit der Kernfelder nach EN 16931 — ob Rechnungsnummer, Datum, Parteien, Beträge und Steuerangaben vorhanden sind. Nicht geprüft wird, ob die Rechnung richtig ist: ob die Summen zueinander passen, ob der Steuersatz stimmt, ob die Leistung erbracht wurde.

Für die strengere formale Prüfung gegen die Geschäftsregeln der XRechnung gibt es den XRechnung-Validator. Ob eine gewöhnliche Papier- oder PDF-Rechnung alle Pflichtangaben nach § 14 UStG enthält, beantwortet der Pflichtangaben-Check. Alle drei sind technische Ersteinschätzungen und ersetzen keine Steuerberatung.