XRechnung prüfen: Validator für EN 16931

Hintergrund

Warum eine formal falsche Rechnung teuer wird

Wie prüfe ich eine XRechnung?

Datei hineinziehen, fertig. Gelesen werden XRechnung in beiden Syntaxen (UBL und CII) und ZUGFeRD- beziehungsweise Factur-X-PDFs. Das Werkzeug hält die Rechnung gegen zwei Regelwerke: die Geschäftsregeln der EN 16931 — der europäischen Norm für E-Rechnungen — und die zusätzlichen Regeln der deutschen XRechnung, die an Kennungen wie BR-DE-15 zu erkennen sind.

Der Bericht trennt Verstöße von Hinweisen, weil nur die Verstöße zur Ablehnung führen. Diese Trennung ist der eigentliche Nutzen: Eine flache Liste aus zwölf Punkten sagt nicht, ob die Rechnung rausgehen kann.

Was ist ein Verstoß, was ein Hinweis?

Ein Regelverstoß verletzt eine Pflichtregel. Solche Dateien werden von den Prüfdiensten öffentlicher Auftraggeber und von vielen Buchhaltungssystemen abgewiesen — automatisch, ohne dass ein Mensch draufschaut. Die Rechnung muss dann korrigiert und neu geschickt werden, und bis dahin wird sie nicht bezahlt.

Ein Hinweis ist eine Auffälligkeit, die keine Pflichtregel verletzt: eine Telefonnummer mit zu wenigen Ziffern, eine ungewöhnliche Rechnungsart oder eine deutsche Zusatzangabe, die bei einer Datei ohne XRechnung-Kennung nicht verlangt ist. Hinweise führen nicht zur Ablehnung. Sie sind das, was ein aufmerksamer Mensch beim Gegenlesen bemerken würde. Summen, die um einen Cent nicht aufgehen, gehören übrigens nicht dazu — das ist ein Verstoß.

Welche Regeln hier geprüft werden

Zunächst die Kernfelder: Rechnungsnummer, Ausstellungsdatum, Angaben zu Rechnungssteller und Empfänger, Währung, Beträge, Steuerangaben. Fehlt eines davon, ist die Datei keine gültige E-Rechnung.

Dazu die Geschäftsregeln: Stimmen die Summen rechnerisch zusammen? Ist der Ländercode ein gültiger ISO-Code? Passt die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer zum Länderpräfix? Passt die Steuerkategorie zu Steuersatz, Befreiungsgrund und Steuernummer? Ist der Verkäufer über USt-IdNr., Registernummer oder eine eigene Kennung erkennbar — die Steuernummer allein reicht dafür nicht? Bei XRechnung zusätzlich, ob die elektronischen Adressen von Käufer und Verkäufer und der Geschäftsprozess angegeben sind, ob eine Kontaktmöglichkeit hinterlegt ist — Ansprechpartner, E-Mail und Telefon sind hier Pflicht, was viele überrascht — und ob eine Skonto-Angabe im vorgeschriebenen Format steht.

EN 16931 oder XRechnung: Welche Regeln gelten für meine Datei?

Die EN 16931 ist die europäische Norm. Sie legt fest, welche Felder eine E-Rechnung haben muss und wie die Beträge zusammenhängen — ihre Regeln tragen Kennungen wie BR-16 oder BR-CO-15. ZUGFeRD im Profil EN 16931 und Peppol BIS setzen genau diese Norm um.

Die XRechnung ist die deutsche Ausprägung. Sie übernimmt alle Regeln der Norm und ergänzt rund zwei Dutzend eigene (BR-DE-…), etwa Käuferreferenz, Kontakt und Zahlungsart, dazu einige aus Peppol (PEPPOL-EN16931-…), etwa die elektronische Adresse des Käufers. Welche Ausprägung eine Datei sein will, steht in ihrer Kennung (BT-24). Das Werkzeug liest diese Kennung: Bei einer XRechnung sind fehlende Angaben nach diesen Zusatzregeln Verstöße, bei einer reinen EN-16931-Datei erscheinen sie als Hinweis. Behörden verlangen in der Regel XRechnung — wer an öffentliche Auftraggeber liefert, sollte die Hinweise also ernst nehmen.

Typische Verstöße in der Praxis

Fehlende Kontaktangaben. Die deutschen Geschäftsregeln verlangen beim Rechnungssteller Name, Telefon und E-Mail. Wer seine Rechnungen aus einer Vorlage erzeugt, die für den internationalen Standard gebaut wurde, hat diese Felder oft gar nicht.

Summen, die nicht aufgehen. Meist ein Rundungsproblem: Positionen werden einzeln gerundet, die Summe ergibt einen Cent Abweichung. Formal ist das ein Verstoß.

Falsche Steuerkategorie. Bei steuerfreien Leistungen oder beim Übergang der Steuerschuldnerschaft muss die Kategorie stimmen und eine Begründung dabeistehen. Wer schlicht „S" für den Regelsatz einträgt und 0 Prozent daneben, verletzt die Regel.

Skonto im falschen Format. Die XRechnung verlangt Skonto in einer festen Schreibweise im Zahlungshinweis. Freitext wie „2 % bei Zahlung binnen 10 Tagen" erfüllt die Regel nicht.

Verhältnis zum offiziellen Validator

Für die verbindliche Prüfung gibt es den offiziellen Validator der KoSIT, der Koordinierungsstelle für IT-Standards. Er bildet das vollständige Regelwerk als Schematron ab und ist der Maßstab, gegen den öffentliche Auftraggeber prüfen.

Dieses Werkzeug prüft eine ausgewählte Menge der wichtigsten Regeln und ist als schnelle Vorabprüfung gedacht. Die praktische Arbeitsteilung: Wer hier rot ist, muss gar nicht erst weitersenden. Wer hier grün ist, hat die häufigsten Fehler nicht — aber keine Garantie, dass das vollständige Regelwerk zufrieden ist.

Grenzen dieser Prüfung

Die Prüfung ist formal, nicht inhaltlich. Sie sagt nichts darüber, ob die Leistung erbracht wurde, ob der Preis stimmt oder ob der angesetzte Steuersatz der richtige ist. Eine formal einwandfreie Rechnung kann inhaltlich falsch sein.

Ob eine gewöhnliche Papier- oder PDF-Rechnung die Pflichtangaben nach § 14 UStG enthält, beantwortet der Pflichtangaben-Check. Wer eine E-Rechnung nur lesbar machen will, nimmt den XRechnung-Viewer. Alle drei sind technische Ersteinschätzungen und ersetzen keine Steuerberatung.