XRechnung prüfen

Hintergrund

Warum eine formal falsche Rechnung teuer wird

Wie prüfe ich eine XRechnung?

Datei hineinziehen, fertig. Das Werkzeug hält die Rechnung gegen zwei Regelwerke: die Kernfelder der EN 16931 — der europäischen Norm für E-Rechnungen — und die zusätzlichen Geschäftsregeln der deutschen XRechnung, die an Kennungen wie BR-DE-17 zu erkennen sind.

Der Bericht trennt Verstöße von Hinweisen, weil nur die Verstöße zur Ablehnung führen. Diese Trennung ist der eigentliche Nutzen: Eine flache Liste aus zwölf Punkten sagt nicht, ob die Rechnung rausgehen kann.

Was ist ein Verstoß, was ein Hinweis?

Ein Regelverstoß verletzt eine Pflichtregel. Solche Dateien werden von den Prüfdiensten öffentlicher Auftraggeber und von vielen Buchhaltungssystemen abgewiesen — automatisch, ohne dass ein Mensch draufschaut. Die Rechnung gilt dann als nicht zugegangen, und die Zahlungsfrist beginnt nicht zu laufen.

Ein Hinweis ist eine Auffälligkeit, die keine Regel verletzt: eine Summe, die um ein paar Cent nicht aufgeht, ein ungewöhnlicher Ländercode, ein Feld, das formal erlaubt aber inhaltlich fragwürdig ist. Hinweise führen nicht zur Ablehnung. Sie sind das, was ein aufmerksamer Mensch beim Gegenlesen bemerken würde.

Welche Regeln hier geprüft werden

Zunächst die Kernfelder: Rechnungsnummer, Ausstellungsdatum, Angaben zu Rechnungssteller und Empfänger, Währung, Beträge, Steuerangaben. Fehlt eines davon, ist die Datei keine gültige E-Rechnung.

Dazu die Geschäftsregeln: Stimmen die Summen rechnerisch zusammen? Ist der Ländercode ein gültiger ISO-Code? Passt die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer zum Länderpräfix? Ist die Steuerkategorie eine der zugelassenen? Bei deutschen Rechnungen zusätzlich, ob eine Kontaktmöglichkeit hinterlegt ist — E-Mail und Telefon sind hier Pflicht, was viele überrascht — und ob eine Skonto-Angabe im vorgeschriebenen Format steht.

Typische Verstöße in der Praxis

Fehlende Kontaktangaben. Die deutschen Geschäftsregeln verlangen beim Rechnungssteller Name, Telefon und E-Mail. Wer seine Rechnungen aus einer Vorlage erzeugt, die für den internationalen Standard gebaut wurde, hat diese Felder oft gar nicht.

Summen, die nicht aufgehen. Meist ein Rundungsproblem: Positionen werden einzeln gerundet, die Summe ergibt einen Cent Abweichung. Formal ist das ein Verstoß.

Falsche Steuerkategorie. Bei steuerfreien Leistungen oder beim Übergang der Steuerschuldnerschaft muss die Kategorie stimmen und eine Begründung dabeistehen. Wer schlicht „S" für den Regelsatz einträgt und 0 Prozent daneben, verletzt die Regel.

Skonto im falschen Format. Die XRechnung verlangt Skonto in einer festen Schreibweise im Zahlungshinweis. Freitext wie „2 % bei Zahlung binnen 10 Tagen" erfüllt die Regel nicht.

Verhältnis zum offiziellen Validator

Für die verbindliche Prüfung gibt es den offiziellen Validator der KoSIT, der Koordinierungsstelle für IT-Standards. Er bildet das vollständige Regelwerk als Schematron ab und ist der Maßstab, gegen den öffentliche Auftraggeber prüfen.

Dieses Werkzeug prüft eine ausgewählte Menge der wichtigsten Regeln und ist als schnelle Vorabprüfung gedacht. Die praktische Arbeitsteilung: Wer hier rot ist, muss gar nicht erst weitersenden. Wer hier grün ist, hat die häufigsten Fehler nicht — aber keine Garantie, dass das vollständige Regelwerk zufrieden ist.

Grenzen dieser Prüfung

Die Prüfung ist formal, nicht inhaltlich. Sie sagt nichts darüber, ob die Leistung erbracht wurde, ob der Preis stimmt oder ob der angesetzte Steuersatz der richtige ist. Eine formal einwandfreie Rechnung kann inhaltlich falsch sein.

Ob eine gewöhnliche Papier- oder PDF-Rechnung die Pflichtangaben nach § 14 UStG enthält, beantwortet der Pflichtangaben-Check. Wer eine E-Rechnung nur lesbar machen will, nimmt den XRechnung-Viewer. Alle drei sind technische Ersteinschätzungen und ersetzen keine Steuerberatung.