E-Rechnung erstellen: XRechnung kostenlos ausfüllen

Hintergrund

Was in einer XRechnung steckt

E-Rechnung erstellen: So geht es

Oben in vier Schritten: Ihre Angaben, der Empfänger, die Positionen, dann Prüfung und Download. Das Werkzeug rechnet Netto, Umsatzsteuer und Gesamtbetrag selbst aus und schreibt daraus eine XRechnung 3.0 — eine XML-Datei, die Buchhaltungsprogramme und die Rechnungsportale von Behörden direkt einlesen.

Gerechnet wird so, wie es die Norm verlangt: jede Position auf den Cent gerundet, die Umsatzsteuer je Steuersatz auf die Summe. Genau hier scheitern selbst gebaute Rechnungsvorlagen am häufigsten. Ein Cent Abweichung reicht, und die Prüfung beim Empfänger meldet einen Fehler.

Was ist eine XRechnung?

Das Umsatzsteuergesetz nennt eine Rechnung elektronisch, wenn sie in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Das Format muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen oder zwischen den Beteiligten vereinbart sein (§ 14 Abs. 1 UStG).

Die XRechnung ist die deutsche Ausprägung dieser Norm, herausgegeben von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT). Sie ergänzt eigene Pflichtfelder, etwa Ansprechpartner mit Telefon und E-Mail, die Käuferreferenz und die Zahlungsart. Eine XRechnung ist reines XML: kein Layout, dafür für Programme eindeutig lesbar. Wie sie für Menschen aussieht, zeigt der XRechnung-Viewer.

Für Rechnungen an Bundesbehörden schreibt die E-Rechnungsverordnung des Bundes den Standard XRechnung vor (§ 4 ERechV). Die Länder regeln das für ihre Verwaltungen selbst.

Wer muss ab wann E-Rechnungen ausstellen?

Seit 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können; laut Bundesfinanzministerium genügt dafür ein E-Mail-Postfach. Für das Ausstellen gelten Übergangsfristen nach § 27 Abs. 38 UStG:

• Bis Ende 2026 sind Papierrechnungen und — mit Zustimmung des Empfängers — PDF-Rechnungen zwischen Unternehmen noch erlaubt.
• Im Jahr 2027 gilt das nur noch, wenn der Gesamtumsatz im Vorjahr höchstens 800.000 Euro betrug. Ein vereinbartes EDI-Verfahren bleibt bis Ende 2027 zulässig.
• Ab 1. Januar 2028 muss jede Rechnung zwischen inländischen Unternehmen eine E-Rechnung sein.

Ausgenommen sind Rechnungen bis 250 Euro, Fahrausweise und Rechnungen von Kleinunternehmern: Sie dürfen weiter als gewöhnliche Rechnung gestellt werden, eine E-Rechnung ist aber immer erlaubt. Rechnungen an Privatpersonen betrifft die Pflicht nicht — sie gilt für Umsätze zwischen inländischen Unternehmen (§ 14 Abs. 2 UStG).

Quellen: § 14 und § 27 Abs. 38 UStG, §§ 33, 34 und 34a UStDV, BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 (BStBl I S. 1320), Rn. 22, in der Fassung vom 15. Oktober 2025. Das ist eine technische Einordnung und ersetzt keine Steuerberatung.

XRechnung oder ZUGFeRD?

ZUGFeRD ist ein Hybrid: ein PDF zum Lesen, in das dasselbe XML eingebettet ist. Nach Auffassung der Finanzverwaltung erfüllt ZUGFeRD ab Version 2.0.1 die Anforderungen, ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL (Abschnitt 14.1 Abs. 14 UStAE).

Dieses Werkzeug erzeugt bewusst nur die XRechnung als XML. Ein gültiges ZUGFeRD-PDF muss dem Archivstandard PDF/A-3 entsprechen — mit eingebetteten Schriften, Farbprofil und Metadaten. Erzeugen ließe sich das im Browser, verlässlich nachprüfen hier nicht. Eine Datei auszuliefern, deren Gültigkeit ich nicht belegen kann, halte ich für schlechter als keine. Die XRechnung ist für Behörden die verlangte Form und zwischen Unternehmen genauso zulässig.

Leitweg-ID und Käuferreferenz

Die XRechnung verlangt immer eine Käuferreferenz (Feld BT-10, Regel BR-DE-15). Bei Behörden ist das die Leitweg-ID, die die Stelle bei der Beauftragung mitteilt; die E-Rechnungsverordnung des Bundes nennt sie ausdrücklich als Pflichtangabe (§ 5 ERechV).

Zwischen Unternehmen wird laut Bundesfinanzministerium grundsätzlich keine Leitweg-ID benötigt. Gefüllt sein muss das Feld in der XRechnung trotzdem. Tragen Sie ein, was Ihr Kunde als Referenz nennt, zum Beispiel seine Bestellnummer oder Kostenstelle, und fragen Sie im Zweifel nach. Fehlt die Angabe, ist das umsatzsteuerlich unbeachtlich (BMF-Schreiben, Rn. 35a) — eine automatische Prüfung meldet es aber als Fehler.

Kleinunternehmer und Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers

Kleinunternehmer müssen keine E-Rechnung ausstellen, dürfen es aber. Mit dem Häkchen bei § 19 UStG weist das Werkzeug alle Positionen steuerfrei aus und schreibt den Hinweis auf die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer in die Datei, den § 34a UStDV verlangt.

Bei Bauleistungen und anderen Fällen des § 13b UStG schuldet der Empfänger die Steuer. Die Rechnung weist 0 % aus und trägt den Pflichtsatz „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ (§ 14a Abs. 5 UStG) — das Werkzeug setzt ihn selbst. Auch diese Rechnungen fallen unter die E-Rechnungspflicht, wenn beide Seiten im Inland ansässig sind (BMF-Schreiben, Rn. 17).

Welcher Steuersatz und welche Befreiung im Einzelfall richtig sind, entscheidet das Werkzeug nicht. Das klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.

Wie die Datei geprüft wird

Vor dem Download läuft die Datei durch dieselben Regeln wie im XRechnung-Validator: Kernfelder der EN 16931, Rechenregeln, Steuerkategorien und die deutschen BR-DE-Regeln. Verletzt die Datei eine Regel, biete ich sie nicht zum Download an.

Das ist eine Auswahl der Regeln, nicht das vollständige Regelwerk. Für die verbindliche Prüfung gibt es den offiziellen Validator der KoSIT. Ob die Rechnung inhaltlich stimmt — Preis, Steuersatz, erbrachte Leistung —, prüft keine Validierung. Für Papier- und PDF-Rechnungen gibt es den Pflichtangaben-Check.

Häufige Fragen